Extranet de copropriété : obligatoire ou non, et pour qui ?

Oui, pour le syndic professionnel : il doit proposer aux copropriétaires et aux membres du conseil syndical un accès en ligne sécurisé aux documents de la copropriété, sauf si l'assemblée générale l'en a dispensé. Le syndic bénévole ou coopératif n'est pas visé par cette obligation. Selon la synthèse de l'ANIL (le réseau public d'information sur le logement), l'obligation existe depuis le 01/01/2015 ; la liste minimale des documents a été fixée par un décret du 23/05/2019, entré en vigueur le 01/07/2020.

Ce que dit la règle

Les trois listes du décret

• Pour tous les copropriétaires : règlement de copropriété et état descriptif de division, dernière fiche synthétique, carnet d'entretien, diagnostics techniques des parties communes en cours de validité, contrats d'assurance, contrats et marchés en cours (hors contrats de travail), contrats d'entretien et de maintenance, procès-verbaux des trois dernières assemblées générales annuelles, contrat de syndic en cours.
• Pour le seul copropriétaire d'un lot : compte individuel, charges payées sur les deux derniers exercices clos, part du fonds de travaux, avis d'appel de fonds des trois dernières années.
• Pour le seul conseil syndical : balances des comptes, relevés des comptes bancaires séparés, assignations et décisions de justice dont le délai de recours n'est pas expiré, liste des copropriétaires, carte professionnelle et attestations d'assurance et de garantie financière du syndic.

C'est une liste minimale : rien n'empêche d'en mettre davantage, en respectant le cercle de chaque document.

Sécurité : ce que demande la CNIL

La CNIL rappelle que le syndic est responsable de traitement pour cet accès en ligne, puisqu'un texte l'y oblige : il doit informer les personnes et leur permettre d'exercer leurs droits. Elle demande d'assurer la sécurité et la confidentialité des documents. Dans une réponse publiée sur son site, elle précise qu'un mot de passe ne doit jamais être envoyé en clair, ni par courriel ni par courrier postal, et que le syndic ne doit pas les conserver en clair : ils doivent être transformés par une fonction cryptographique non réversible et sûre.

Ce que l'IA peut y ajouter

L'extranet est la matière première d'un assistant qui répond aux copropriétaires : les documents y sont déjà triés par cercle d'accès. Un outil qui lit ces documents peut retrouver l'extrait d'un procès-verbal ou l'échéance d'un contrat. Deux conditions : qu'il respecte les mêmes cercles (un copropriétaire ne voit pas le lot du voisin ni la liste des copropriétaires), et que les documents soient à jour. Un assistant branché sur un extranet incomplet répond mal, avec assurance. Voyez la page sur le chatbot pour syndic.

Pour savoir si une dispense votée chez vous est régulière, adressez-vous à votre conseil juridique.