Préparer l'assemblée générale de copropriété avec l'IA

Préparer une assemblée générale, c'est surtout de l'écrit sous contrainte de délai : un ordre du jour, des projets de résolution, des pièces jointes, une convocation envoyée à chaque copropriétaire. L'IA peut rédiger les premiers jets et vérifier qu'il ne manque rien dans le dossier. Elle ne connaît pas vos délais, ne sait pas si une question a été demandée par lettre recommandée, et ne garantit pas la validité de l'assemblée : c'est le rôle du syndic.

Les règles qui encadrent la préparation

Les fiches officielles sur la convocation et le déroulement de l'assemblée (vérifiées le 18/02/2026 et le 16/03/2026) posent le cadre, issu de la loi du 10/07/1965 et du décret du 17/03/1967 :

Deux étapes précèdent la rédaction. Le syndic doit consulter le conseil syndical pour établir l'ordre du jour : c'est l'un des cas de consultation obligatoire. Et tout copropriétaire, comme le conseil syndical, peut demander par lettre recommandée avec avis de réception l'inscription d'une question. Si la demande arrive avant l'envoi de la convocation, le syndic doit l'inscrire, sans juger de son opportunité ; pour certains sujets (travaux d'amélioration, autorisation d'agir en justice), un projet de résolution doit être joint.

Où l'IA fait gagner du temps

• Les projets de résolution. À partir d'un devis, d'un rapport ou d'un courrier de copropriétaire, l'outil propose une rédaction claire, une question par résolution. Vous vérifiez ensuite la majorité applicable et le texte exact.
• La liste des pièces. Donnez-lui l'ordre du jour et la liste des fichiers prêts : il signale la résolution de travaux sans devis, ou la question de désignation du syndic sans projet de contrat. Pour la désignation d'un syndic, la fiche officielle indique que les projets de contrat et une fiche d'information sur les prix et prestations sont joints à la convocation.
• Le tri des demandes d'inscription. Il peut regrouper les courriers reçus pendant l'année et en tirer une liste. La date de réception et la forme (lettre recommandée) restent à vérifier sur les originaux.
• La note d'accompagnement. Une présentation en langage simple d'un sujet technique (ravalement, mise en concurrence d'un contrat) aide les copropriétaires à voter en connaissance de cause. Elle ne remplace pas les documents obligatoires.
• Le rapport du conseil syndical. Chaque année, le conseil présente un rapport d'activités joint à la convocation. Ses membres, souvent bénévoles, peuvent s'aider d'un outil pour le mettre en forme.

Participation à distance et vote par correspondance

La fiche sur le déroulement de l'assemblée précise les règles :

• Les copropriétaires peuvent participer par visioconférence, audioconférence ou autre moyen électronique permettant de les identifier. Ce n'est pas automatique : l'assemblée doit d'abord voter, à la majorité simple, les moyens techniques et les mesures d'identification, sur la base de devis.
• Le copropriétaire qui veut participer à distance en informe le syndic au moins trois jours francs avant la réunion.
• Le formulaire de vote par correspondance est joint à la convocation ; le syndic doit le recevoir au moins trois jours francs avant la réunion.
• Les incidents techniques qui ont empêché un copropriétaire à distance de voter sont mentionnés au procès-verbal.

Pour le choix de l'outil de visioconférence, la CNIL demande au syndic de privilégier des outils respectueux de la vie privée, qui ne collectent pas trop de données ni n'intègrent de traceurs publicitaires, et rappelle que des mesures particulières sont nécessaires si l'éditeur est situé hors de l'Union européenne. La même prudence vaut pour un outil d'enregistrement ou de transcription automatique de la séance : informez les participants et vérifiez où vont les enregistrements.

Les vérifications que vous ne pouvez pas déléguer

1. Le respect du délai de 21 jours avant la réunion, et du délai plus long si votre règlement de copropriété en prévoit un.
2. La présence de toutes les questions demandées dans les formes et à temps.
3. La majorité indiquée pour chaque résolution, à contrôler sur la fiche officielle des règles de vote ou avec votre conseil.
4. La concordance entre chaque résolution et sa pièce jointe (montant, entreprise, date du devis).
5. Le mode d'envoi propre à chaque copropriétaire (électronique ou postal).

Un ordre du jour bien préparé facilite le reste : le procès-verbal se rédige plus vite quand chaque résolution est claire. Voyez la page sur le procès-verbal d'assemblée. Ces informations sont générales ; pour un cas précis, consultez votre conseil juridique ou votre organisation professionnelle.